Digitales Archiv - nur mehr 1 Ordner statt 300 Ordner
Im April 2023 haben wir unser Archiv im Keller aufgelöst und Berge von Ordnern entsorgen lassen.
Wir hatten immer den Anspruch möglichst viel mit unserer BMD-Software zu archivieren. Bereits im November 2012 haben wir das papierlose Büro umgesetzt. Jeder Beleg, der in unsere Kanzlei kommt, dort erstellt wird oder sie verlässt, wird digital erstellt und auch mit dem BMD Dokumentenmanagement-System archiviert. Die Umsetzung erfolgte mit einem externen Berater, der unserem Team für das Engagement und die Geschwindigkeit der Umsetzung höchste Anerkennung aussprach.
In kurzer Zeit wurden die Prozesse für die Bereiche Sekretariat, Buchhaltung, Jahresabschluss, Lohnverrechnung und Steuerberatung definiert und in einem Handbuch festgehalten. Die Aussage unseres Beraters, dass für die Lohnverrechnung statt 300 Ordner nur mehr 1 Ordner benötigt wird, wurde anfangs belächelt, war aber nach ein paar Monaten Realität. Auf Grund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von in der Regel 7 Jahren (in einigen Fällen 10 Jahren und 22 Jahren iZm Grundstücken) war die Vernichtung aller bis Oktober 2012 angefallenen „analogen“ Unterlagen zulässig.
Unsere Vorteile, weil wir schon vor 10 Jahren mit der revisionssicheren Speicherung im papierlosen Zeitalter angekommen sind:
- Alle relevanten Informationen sind rasch verfügbar: Beschlagwortung, Volltextsuche, Datum, 24/7.
- In der Corona-Zeit konnten wir unsere Klienten vom Homeoffice aus nahtlos weiter betreuen, da uns durch das digitale Archiv alle Informationen zur Verfügung standen.
- Platzsparende Variante, um Dokumente zu archivieren.
- Bei unserem neuen Standort in Eisenstadt konnten wir uns die Aktenschränke für 8 Arbeitsplätze ersparen. Dafür verfügt jeder Arbeitsplatz über 3 Bildschirme.
- Wir sind dadurch für unser Klientel und Mitarbeiter:innen als innovatives Unternehmen attraktiv.
Wenn Sie Fragen zum digitalen, revisionssicheren Archiv haben, freuen wir uns auf Ihren Anruf und unterstützen Sie gerne.
Weiterführende Informationen:
WKO: Aufbewahrungspflichten für Unternehmen
BMD: BMD Dokumentenmanagement-System & Archiv
Mag. Hans und Mag. Andeas Roth